浅谈如何做好档案保密管理与利用工作

张智涛


　　【论文摘要】： 随着社会的发展进步，档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知，这就涉及档案保密管理与利用工作的重要性，这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案又是一种重要的社会信息资源，对于档案信息资源，既要重视其载体的保管保护，更要重视其所含信息的开发利用，以实现信息资源共享。本文针对档案密级调整、档案利用监督、档案保密、档案保管人员职责等方面，提出了具体措施和办法。

【论文关键词】：档案保密；档案管理；档案利用；措施办法


1做好档案密级的调整工作

　　1.1档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
　　1.2要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；外供卷时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。及时做好档案利用过程中的保密工作。

　　2档案利用监督

　　档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：
　　2.1制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
　　2.2监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象和不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。做好利用监督,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
　　2.3正确处理好档案保密与管理利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

　　3进一步做好档案开放中的保密工作

　　一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。因此，在开放档案为社会各界所利用的同时，应当做好相应的保密工作。
　　3.1做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作，也是开放档案工作的一个重要环节，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。
　　3.2做好档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了它的保密价值，为此我们就不能按原有的保密文件管理，而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案，必须是到了一定时限的档案，要开放，必须先进行划密解密，把未解密的列入控制使用的范围。

　　4档案管理人员的职责

　　4.1档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
　　4.2提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止秘密的泄露。把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
　　4.3加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救，确保绝密档案安全。




国家教委


国家教委关于印发《关于职业技术教育教材规划工作的意见》等文件的通知
国家教委



我国职业技术教育发展迅速，必须同时高度重视教育质量的提高。教材是保证教育质量的基本要素之一，在一定意义上它反映了我国职业技术教育的发展水平。各级教育行政部门要进一步加强对职教教材工作的领导，搞好教材建设规划，合理确定发展目标，认真组织落实，同时要加强
信息引导和服务，统筹解决好教材建设中的各种问题。为指导此项工作的开展，现将《关于职业技术教育教材规划工作的意见》、《关于建立两级职业技术教育教材审定组织的意见》、《关于职业技术学校教材选用工作的意见》发给你们，请结合本地、本行业实际情况贯彻落实，并将贯彻
的情况和问题报我委职业技术教育司。
附件：一、关于职业技术教育教材规划工作的意见
二、关于建立两级职业技术教育教材审定组织的意见
三、关于职业技术学校教材选用工作的意见

关于职业技术教育教材规划工作的意见
我国中专、技工学校教材经过几个五年计划的努力，已经取得了重要进展；职业高中的教材也正在加紧建设中。为了进一步调动全社会的力量，关心支持职教发展，有步骤、有计划地大力加强教材建设，现对职业技术教育教材规划工作提出如下意见，请遵照执行。
一、教材规划工作的指导思想
教材是学校进行教学工作的基本条件之一，是党的教育方针和国家意志的具体体现，它关系到我国社会主义现代化建设的人才质量。随着我国社会主义市场经济的发展，对教材建设提出了更高的要求，为此，教材规划工作要坚持党的基本路线，贯彻党的教育方针，落实《国务院关于大
力发展职业技术教育的决定》和《中国教育改革和发展纲要》的精神，反映中国和世界的优秀文明成果以及当代科学技术文化的最新发展，要立足当前，着眼长远，采取选、编、借方式，继续解决教材从无到有的问题，提高各类职业技术学校的教材质量，合理确定教材的品种与数量，多、
快、好、省地建设适应我国改革开放形势需要的、具有中国职业技术教育特色的教材系列。
二、教材规划工作的原则
1．职业技术教育教材实行国家和省两级规划（国家规划分为国家教委规划部分和中央业务部门规划部分）。
国家教委统筹协调职业技术教育教材工作，各省、自治区、直辖市以及中央业务部门主要负责做好各自分工部分的教材规划与建设工作。
2．鉴于各级各类职业技术学校发展及管理工作的不平衡，教材规划宜分类进行，我委目前按职业高中和中专分别制订规划。
3．在两级规划的基础上，地、县两级还要因地制宜编写必要的适合地方职教需要的乡土教材及补充教材，并切实落实出版规划。
4．重点做好相对稳定并通用性强的专业（工种）的教材规划与建设，兼顾新专业的教材建设，逐步提高教材的质量。
5．规划中应注意选题的针对性、适应性、灵活性、先进性以及系列配套。
6．在未完成系列配套前，注意有选择地借用现已出版的优秀的同层次同类教材。
三、教材规划的目标
到本世纪末，教材规划的目标为：职业高中教材争取基本解决大多数稳定设置的专业的教材，一部分主干专业教材品种系列配套；中专教材要重点抓好教材质量的提高，努力编印出符合中专要求的系列教材。同时，结合教改实际，摸索编写少部分教改试验性教材；在广泛调研与论证基
础上，试编一部分适合我国高等职业技术院校用的教材；另外，还要根据需要与可能，编印大量的职业技术培训教材（含高级讲义）和适合各地需要的乡土教材，有计划地组织翻译适量的国外同类教材。
四、教材规划的组织
1．按照职业技术教育教材规划工作的原则分工，国家教委规划的选题由国家教委职业技术教育司负责组织，并委托相应的全国中专课程组和全国职业高中各类专业教材编委会等组织具体落实完成；中央业务部门规划的选题经国家教委协调后由有关部门负责制定、完成；省级规划选题
由省教育行政部门负责制定，并组织相应的编写、审定组织落实完成。中央业务部门和省级的教材选题规划要报国家教委职教司备案。
2．规划内的教材选题落实工作要从编写、审定、出版及供应诸方面统筹解决。规划内教材要经过相应教材审定组织审查后，方可出版。
3．要采取切实措施鼓励和调动社会各方面力量，为职教编写教材；要加快出版速度，提高出版质量。
4．技工学校教材建设工作目前仍由劳动部负责管理。
五、教材规划的经费
各级教育行政部门应确保教材建设的经费投入，原则上按规划分工任务自行落实，即由国家教委、中央业务部门和省级教育行政部门分别解决，除各级财政拨款外，建议各地用好职教专项补助款、世行贷款等款项中用于软件建设部分的经费，广辟教材经费来源，建立职教教材发展基金
。
六、国家教委教材规划范围
1．必须统一教学要求的课程教材。
2．必须保证基本教学要求的课程教材。
3．地区、行业差异性不大或跨若干行业具有较强通用性的课程教材。
4．与部分示范性教学计划相配套的职业高中专业教材。
5．各类学校教改需要的试验性教材，翻译国外同类教材。
职业技术教育教材品种繁多，主要任务都在地方和部门。我委对少部分教材制定出“八五”（1991年至1995年）选题规划，分职业高中和中专两个部分。这部分教材约占职业技术教育教材总数的5％左右，这将有利于加强宏观管理，为各地提供服务，同时也有利于发挥各地方
、各行业部门在职教教材建设方面的积极性。
附：一、国家教委职业高中教材“八五”（1991年至1995年）选题规划（第一批）（略）
二、国家教委中专教材“八五”（1991年至1995年）选题规划（略）

关于建立两级职业技术教育教材审定组织的意见
近几年来，我国职业技术教育教材建设受到了广泛的重视，各地、各部门为解决职业技术学校对教材的急需做了大量的工作。职业高中教材正逐步解决有无问题，中等专业学校教材已转向全面提高教材的质量。为了加强对职业技术教育教材的科学管理，进一步提高教材质量，现对建立
两级审定组织问题提出以下意见：
一、国家教育委员会成立职业技术教育教材审定委员会。其主要职责是：
（一）审定国家教委规划的教材。
（二）审定各地、各部门组织编写并拟向全国范围发行的教材（含配套教材、教学参考书、教学挂图、教学录音带、教学录像带、练习册及其他具有教材性质的图书）。
二、各省、自治区、直辖市教育行政部门建立职业技术教育教材审定委员会。在各省（自治区、直辖市）教育行政部门领导下，负责审定在全省（自治区、直辖市）范围内出版发行的职业技术教育教材，审查和评价本地职教教材质量，提出向全国推荐的书目和送审意见。
建立职业技术教育教材的审定组织是加强教材管理的有力措施，希望各地教育部门重视这一工作，切实做好。
附：国家教委职业技术教育教材审定委员会工作章程


第一章 总 则
第一条 为了加强职业技术教育教材的科学管理，促进职业技术教育教材质量的提高，广泛调动社会各方面的力量，适时编写出反映我国职业技术教育水平、适合我国经济建设需要的教学用书，特成立国家教委职业技术教育教材审定委员会（以下简称审定委员会）。
第二条 教材的涵义是政治课教材、文化课教材、专业基础课教材、专业课教材、补充教材、练习册以及与教材相配套的各类教学用书（包括教学参考书、音像教材、教学挂图等）。
第三条 审定委员会在国家教育委员会职业技术教育司的直接指导下开展工作。

第二章 组 织
第四条 审定委员会由国家教育委员会聘请有关专家、学者、教师和教育行政领导干部组成。设主任委员一人。
审定委员会实行聘任制，任期为三年。
第五条 根据国家教育委员会制定的职业技术学校各类专业（工种）教学计划中的课程设置和教学要求，审定委员会按专业类设立教材审查小组（以下简称审查小组）。
审查小组设组长一人。审查小组成员由审定委员会根据工作需要聘任。
第六条 审定委员会设立秘书处，作为常设工作机构，与国家教委职教司教材处合署办公，设秘书长一人。秘书处经常联系和协调各专业教材审查小组的工作，处理审查、审定职业技术学校课程教材的日常事务。

第三章 职 责
第七条 审定委员会的职责
1．审定由国家教委直接规划和组织编写的职业技术教育各类教材。
2．审定由省、自治区、直辖市教育部门和国务院各部委教育司（局）推荐向全国范围发行的教材。
3．审定由各国家级出版社或全国性学术团体编写并拟向全国发行的教材。
4．领导各专业审查小组的工作，解决审查中提出的问题。
5．推荐优秀职业技术教育教材参与国内教材评优活动和国际交流。
6．向国家教育行政部门提供推荐教学用书目录。
7．与各地职业技术教育教材审定组织保持必要的业务联系。
第八条 专业审查小组的职责
1．审查本专业（工种）类的教材，向审定委员会提出审查报告。
2．研究本专业（工种）类的教材审查中发现的问题并提出处理意见。
3．对本专业（工种）类教材建设进行调查研究，向国家教育委员会提出建议。
4．向审定委员会推荐本专业（工种）类优秀职业技术教育教材。

第四章 审定原则
第九条 职业技术教育教材审定原则
1．全面贯彻党的教育方针，符合国家的有关法律、法规和政策。
2．体现面向现代化、面向世界、面向未来的要求，为社会主义经济建设服务。
3．体现思想性、科学性、适用性、先进性。
4．符合职业技术教育特点和规律。
5．符合国家教育委员会颁布的职业技术学校教学原则和国务院颁布的有关岗位资格和技术等级要求。
6．鼓励开展教材的研究、试验和改革。

第五章 审定程序
第十条 教材的具体审定工作，由审定委员会秘书处安排。
1．专业审查小组对送审的本专业（工种）类的教材进行审查。经审查通过的，写出审查报告，连同审查过的教材一并提交审定委员会审定。经审查没有通过的，则将审查结果通知审定委员会和送审单位。
2．审定委员会审定各专业审查小组提交的教材及所附的审查报告。
3．职业技术教育教材实行编、审责任制。教材的著作权人及审查、审定人员，要在审查或审定报告及送审教材上署名。
4．审定委员会审定通过的教材，报国家教育委员会，加盖出版发行专用章。封面指定位置标明“国家教委职业技术教育教材审定委员会审定”字样，并列入职业技术教育教材推荐用书目录，供教育行政部门参考。

第六章 经 费
第十一条 职业技术教育教材审定委员会事业经费，由审定委员会秘书处提出年度预算，列入国家教育事业费年度预算，其中包括教材、图书、资料、有关必需设备的购置、会议开支等。
第十二条 事业经费由审定委员会秘书处统一管理，年终决算结果报国家教育委员会。

关于职业技术学校教材选用工作的意见
为了认真落实《国务院关于大力发展职业技术教育的决定》和《中国教育改革和发展纲要》中关于职业技术学校教材要逐步形成配套系列的要求，逐步完善职业技术学校教材管理，现对教材选用工作提出以下意见，供各地参照执行。
一、各省（自治区、直辖市）的教育行政部门要加强对职教教材选用工作的领导和管理，要有专门组织或人员负责做好各类职业技术学校教材的选用工作。
二、各省（自治区、直辖市）教育行政部门要根据职教教材选用工作的有关原则，合理确定教材的选用范围。各级各类职业技术学校原则上应选用经过省级以上审定组织审定的教材。考虑到各地发展不平衡、职教教材审定（审查）组织尚未健全以及职教教材很不完备的实际，除省级以
上教育行政部门规定选用或经省级以上审定组织审定的教材外，其他教学用书可由各职业技术学校自主选用。
三、对国家教委规划的教材，要求各地各级教育行政部门按以下原则组织选用。
1．政治课教材，由国家教委统一组织编写，要求各地统一选用。
2．文化课、体育课、美育课等教材，原则上由各地教育行政部门根据实际情况统一选用。
3．对与示范性教学计划相配套的专业类教材，由各地教育行政部门根据当地实际推荐使用。
四、为了给各职业技术学校解决教学用书提供方便，各级教育行政部门要加强指导和服务。国家教委不定期编制《职业技术学校教学用书信息》（含职业高中、普通中等专业学校、其他职业技术学校），反映各类教材的出版信息；同时编制经审定的向全国推荐使用的教材目录。
各地教育行政部门应根据教学用书信息及推荐教材目录指导好各类职业技术学校教材的选用工作，将教学用书信息及推荐教材目录及时完整地下发至各级各类职业技术学校。
五、各地教育行政部门应从当地具体情况出发，采取切实措施，建立必要的教材信息服务网络和服务体系，解决在用书过程中的问题，确保课前到书。
六、各地教育行政部门可按教材选用工作的原则，因地制宜拟定职教教材的具体选用办法。
职教教材选用工作直接关系到各类职业技术人才培养的质量和我国职教事业的健康发展，各地教育行政部门要按以上教材选用工作意见的精神，认真组织落实。



1993年5月13日